Ato Normativo DPG nº 272, de 23 de agosto de 2024

Disciplina o funcionamento dos Centros Regionais de Administração – CERAD – da Defensoria Pública do Estado de São Paulo e dá outras providências.

Considerando que compete à Defensora Pública-Geral do Estado a prática dos atos próprios de gestão, a direção das atividades institucionais e supervisão de sua atuação, e a prática de atos relativos à administração da Defensoria Pública do Estado, nos termos do art. 19, incisos I, II e XII, da Lei Complementar nº 988, de 9 de janeiro de 2006;

Considerando a necessidade de fixação de regras gerais atinentes ao funcionamento das Defensorias Públicas Regionais e das Unidades a elas vinculadas;

Considerando, ainda, a necessidade de consolidação e detalhamento das atribuições dos/as Defensores/as Públicos/as Coordenadores/as Regionais e Coordenadores/as Auxiliares, bem como dos/as Assistentes Técnicos/as de Defensoria Pública III e IV e Oficiais/las de Defensoria Pública vinculados/as aos Centros Regionais de Administração – CERAD, a fim de otimizar a gestão dos recursos humanos da Instituição;

Considerando o teor da Lei n.º 1.392, de 22/12/2023;

A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL, com fundamento no art. 19, incisos I, II e XII, da Lei Complementar nº 988, de 9 de janeiro de 2006, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

 Art. 1° Este ato disciplina o funcionamento dos Centros Regionais de Administração – CERAD – da Defensoria Pública e define as atribuições de seus órgãos e as regras gerais para os respectivos processos de trabalho.

Art. 2° Os Centros Regionais de Administração compõem as Defensorias Públicas Regionais, também integradas pelas Defensorias Públicas e Centros de Atendimento Multidisciplinar, e constituem órgãos de administração desconcentrada, competindo-lhes a prática de atos de gestão relativos à administração e às atividades de atendimento, observadas as diretrizes da administração central e os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, finalidade, motivação, supremacia do interesse público e eficiência. 

Art. 3° Os Centros Regionais de Administração da Defensoria Pública são compostos pelos seguintes órgãos:   

I – Coordenação Regional, estabelecida na Unidade sede da Defensoria Pública Regional e composta por um/a Defensor/a Público/a Coordenador/a Regional;    

II – Coordenação Auxiliar, estabelecida em cada Unidade da Defensoria Pública e composta, cada qual, por um/a ou mais Defensor/a Público/a Coordenador/a Auxiliar, que será assessorado/a por um/a servidor/a Assistente Técnico/a de Defensoria IV;

III – Diretoria Regional, estabelecida na Unidade sede da Defensoria Pública Regional e composta por um/a servidor/a Assistente Técnico/a de Defensoria Pública III, designado/a, para os fins deste ato, Diretor/a Regional;

IV – Secretarias, estabelecidas em cada Unidade da Defensoria Pública, compostas por Oficiais/las de Defensoria Pública com atribuição na área Administrativa.

Seção I

Coordenações Regionais

Art. 4° Compete às Coordenações Regionais, observadas as diretrizes da administração central da Defensoria Pública:   

I – programar, implementar, controlar, coordenar e gerenciar a estrutura necessária ao desempenho ininterrupto das atribuições institucionais da Defensoria Pública Regional, zelando pela observância dos prazos estabelecidos;

II – gerenciar e encaminhar ao órgão de execução competente as informações e pedidos recebidos dos órgãos de Administração Superior;

III – supervisionar a gestão dos recursos humanos da Defensoria Pública Regional, estabelecendo divisão detalhada de atividades dos/as servidores/as que atuam na Regional, comunicando à Coordenadoria Geral de Administração eventuais alterações processadas;

IV – proceder às avaliações relativas ao estágio probatório dos membros e às atividades dos/as servidores/as vinculados/as à Defensoria Pública Regional, observado regramento próprio; 

V – na ausência da Coordenação Auxiliar, aprovar escalas de férias, licenças e substituições de todo o pessoal classificado na Defensoria Pública Regional, incluindo os/as servidores/as e estagiários/as, observado regramento próprio;  

VI – deferir os pedidos de férias e afastamentos do/a Coordenador/a Auxiliar; 

VII – controlar a utilização de recursos materiais e insumos necessários ao funcionamento da Defensoria Pública Regional; 

VIII – efetuar, de forma articulada com a Coordenadoria Geral de Administração, a gestão local e fiscalização do cumprimento dos contratos relativos à Defensoria Pública Regional, cientificando, de imediato, a Administração Central acerca do descumprimento das obrigações contratadas, e solicitando, quando pertinente, a notificação da contratada;

IX – efetuar, de forma articulada com a Assessoria de Convênios e, quando o caso, com os Núcleos Especializados, a gestão local e fiscalização do cumprimento dos convênios relativos à Defensoria Pública Regional, cientificando, de imediato, a Administração Central acerca do descumprimento das obrigações conveniadas, e solicitando, quando pertinente, a notificação da conveniada;

X – manifestar-se fundamentadamente sobre o interesse na renovação ou na rescisão dos contratos e convênios relativos à Defensoria Pública Regional, nos moldes e prazos estipulados pelo respectivo instrumento;

XI – atestar o efetivo fornecimento dos serviços e entrega dos produtos contratados, nas formas e prazos estabelecidos pela Coordenadoria Geral de Administração;

XII – supervisionar atividades de controle do patrimônio e dos materiais de consumo disponibilizados para a execução de serviços;

XIII – supervisionar a atualização do inventário patrimonial da Defensoria Pública Regional;

XIV – gerenciar a aplicação da verba de adiantamento, responsabilizando-se por sua correta utilização, bem como pela regular e tempestiva prestação de contas; caso o/a Coordenador/a Regional entenda conveniente, essa atribuição poderá ser delegada ao/à Diretor/a Regional;

XV – supervisionar a administração dos imóveis afetados à Defensoria Pública Regional;

XVI – supervisionar a gestão de ativos de informática e sistemas, zelando pela observância das diretrizes da Coordenadoria de Tecnologia da Informação;

XVII – supervisionar, com a necessária contribuição da Assessoria da Qualidade do Atendimento e do Centro de Atendimento Multidisciplinar, a gestão do atendimento aos/às usuários/as na Defensoria Pública Regional, estabelecendo diretrizes para a elaboração das escalas de atendimento que poderão contar com o auxílio de servidores/as e estagiários/as, nos termos de regramento específico; 

XVIII – supervisionar a observância dos leiautes de ocupação aprovados pela Administração Central, zelando pelo cumprimento das diretrizes relativas à sinalização e identidade visual de imóveis afetados à Defensoria Pública Regional;

XIX – aprovar escala de deslocamentos dos/as Diretores/as Regionais e, quando houver pagamento de diárias, após prévia autorização da Coordenadoria Geral de Administração; 

XX – gerir a utilização dos sistemas de pagamento de peritos/as e advogados/as e solicitar aos órgãos centrais de administração autorizações de indicações de advogados ou pagamento de perícias em desconformidade com as diretrizes estabelecidas;

XXI – instaurar e instruir os procedimentos de fiscalização para apurar irregularidades na atuação de advogados/as credenciados ao convênio entre Defensoria Pública e Ordem dos Advogados do Brasil; 

XXII – representar a Defensoria Pública Regional em solenidades e em atos públicos locais; 

XXIII – zelar pela observância das diretrizes do serviço de cerimonial da Defensoria Pública-Geral nos eventos realizados na Regional que contarem com a presença do/a Defensor/a Público/a-Geral;

XXIV – presidir a comissão organizadora local nos ciclos de Conferência da Defensoria Pública e prestar contas sobre o cumprimento das metas dos ciclos de conferências, nos termos de regramento específico; 

XXV – cumprir e fazer cumprir deliberações do Conselho Superior, atos normativos da Defensoria Pública-Geral, do Corregedor-Geral, dos/as Subdefensores/as Públicos/as-Gerais e órgãos da administração central da Defensoria Pública;

XXVI – supervisionar a gestão de documentos e os pedidos de acesso à informação na sede da Defensoria Pública Regional e Unidades de Defensoria Pública vinculadas, designando nomes para comissão setorial de arquivos nas Unidades;

XXVII – substituir o/a Defensor/a  Público/a Coordenador/a de Atendimento Multidisciplinar em caso de afastamentos, conforme já regulado pela Deliberação CSDP nº 187, de 12 de agosto de 2010. 

XXVIII – apreciar o recurso interposto pelo/a usuário/a em face de decisões denegatórias de atendimento, nos termos da Deliberação nº 89 do CSDP e ao Ato DPG 106.  

§ 1º. O/A Coordenador/a Regional poderá delegar aos/às Coordenadores/as Auxiliares das Unidades as atividades previstas no artigo 4º, encaminhando para aprovação da Segunda e Terceira Subdefensorias Públicas-Gerais, plano de divisão de tarefas.

§ 2º. As Segunda e Terceira Subdefensorias Públicas-Gerais observarão, ao analisar o plano de delegação de tarefas, o fato da Unidade constituir sede de Regional e o fato do/a Coordenador/a Regional estar afastado/a, a fim de buscar a distribuição racional e equânime das tarefas.

Seção II

Coordenações Auxiliares

Art. 5º Compete às Coordenações Auxiliares, observadas as diretrizes da administração central da Defensoria Pública:   

I – auxiliar a Coordenação Regional em todas as atividades previstas no art. 4º; 

II – programar, implementar, controlar, coordenar e gerenciar a estrutura necessária ao desempenho ininterrupto das atribuições institucionais da Unidade da Defensoria Pública, zelando pela observância dos prazos estabelecidos;   

III – coordenar os trabalhos do(s)/a(s) Assistente(s) Técnico/a(s) de Defensoria IV; 

IV – gerenciar e encaminhar ao órgão de execução competente as informações e pedidos recebidos dos órgãos de Administração Superior;  

V – supervisionar a gestão dos recursos humanos da Unidade da Defensoria Pública, estabelecendo divisão detalhada de atividades de cada Oficial/a de Defensoria Pública classificado/a na Unidade, comunicando-se à Coordenadoria Geral de Administração/DRH eventuais alterações processadas; 

VI – aprovar escalas de férias, bem como suas alterações, licenças e substituições de todo o pessoal classificado/a na Unidade Defensoria Pública, servidores/as e estagiários/as, observado regramento próprio;   

VII – aprovar os pedidos de férias e afastamentos do/a Coordenador/a Regional; 

VIII – controlar a utilização de recursos materiais e insumos necessários ao funcionamento das Unidades da Defensoria Pública; 

IX – atestar o efetivo fornecimento dos serviços e entrega dos produtos contratados, nas formas e prazos estabelecidos pela Coordenadoria Geral de Administração;  

X – supervisionar atividades de controle do patrimônio e dos materiais de consumo disponibilizados para a execução de serviços;  

XI – supervisionar a atualização do inventário patrimonial das Unidades da Defensoria Pública; 

XII – gerenciar a aplicação da verba de adiantamento, responsabilizando-se por sua correta utilização, bem como pela regular e tempestiva prestação de contas; caso o/a Coordenador/a Auxiliar entenda conveniente, essa atribuição poderá ser delegada ao/à Oficial/a de Defensoria Pública responsável, nos termos do art. 16, § único, inciso I deste Ato;

XIII – supervisionar a administração dos imóveis afetados às Unidades da Defensoria Pública Regional; 

XIV – supervisionar a gestão de ativos de informática e sistemas, zelando pela observância das diretrizes da Coordenadoria de Tecnologia da Informação;

XV – instaurar e instruir os procedimentos de fiscalização para apurar irregularidades na atuação de advogados credenciados ao convênio entre Defensoria Pública e Ordem dos Advogados do Brasil;

XVI – apreciar o recurso interposto pelo/a usuário/a em face de decisões denegatórias de atendimento, nos termos da Deliberação nº 89 do CSDP e ao Ato DPG 106. 

Art. 6º Em caso de ausência do/a Coordenador/a Regional, competirá ao/à Coordenador/a Auxiliar de uma das Unidades vinculadas à Defensoria Pública Regional a sua substituição.

§1º. Na ausência do/a Coordenador/a Auxiliar, o/a Coordenador/a Regional, ou, na sua ausência, o/a respectivo/a Subdefensor/a Público/a-Geral, poderá indicar outro substituto, cabendo à respectiva Subdefensoria Pública-Geral decidir no caso de indicação feita pelo/a Coordenador/a Auxiliar.

§ 2º. Caberá à Subdefensoria Pública-Geral competente decidir sobre a necessidade de substituição do/a Coordenador/a Auxiliar, observando o volume de tarefas e a possibilidade de absorção destas pela Coordenação Regional. 

§ 3º. As ausências e substituições dos/as Coordenadores/as Regionais e Auxiliares deverão ser publicadas no Diário Oficial do Estado.

Art. 7° Para assessorar o trabalho dos/as Coordenadores/as Auxiliares serão disponibilizados/as servidores/as Assistentes Técnicos/as de Defensoria IV. 

Parágrafo único. Em sua atuação nas Unidades da Defensoria, os/as Assistentes Técnicos/as de Defensoria IV devem se reportar ao/à Coordenador/a Auxiliar. 

Art. 8º São atribuições dos/as Assistentes Técnicos/as de Defensoria IV:

I – pesquisar, analisar, planejar, propor e supervisionar a implantação de serviços e projetos de maior complexidade dentro de sua área de atuação, sempre sob a supervisão do/a Defensor/a Público/a;

II – assessorar o/a Defensor/a Público/a na direção dos serviços, inclusive na orientação e acompanhamento de oficiais/las, agentes e analistas de Defensoria Pública e demais subordinados no desempenho de suas atividades;

III – prestar assessoria a Defensores/as Públicos/as em temas de maior complexidade;

IV – controlar e garantir o cumprimento das ordens dos superiores no nível de execução;   

V – programar, implementar, controlar, coordenar e gerenciar a estrutura necessária ao desempenho ininterrupto das atribuições institucionais das Unidades da Defensoria Pública, zelando pela observância dos prazos estabelecidos; 

VI – supervisionar o atendimento de usuários/as da Defensoria Pública nas Unidades, estabelecendo diretrizes para a elaboração das escalas oficiais e estagiários/as; 

VII – supervisionar os/as Oficiais/las no monitoramento das filas de atendimento de usuários/as; 

VIII – supervisionar o monitoramento das agendas de atendimento, empreendendo os esforços necessários para que as datas de agendamento observem as diretrizes estipuladas pela Administração Superior, reportando à Coordenação Auxiliar qualquer irregularidade;  

IX – coordenar postos descentralizados de atendimento e/ou atendimento itinerante;

X – atuar, quando necessário, em projetos, projetos especiais ligados aos Núcleos Especializados e em políticas institucionais da Defensoria Pública-Geral que tenham atividades de atendimento ao público em seu escopo; 

XI – atuar, quando requisitado/a pela Coordenação Regional e/ou Auxiliar, em atividades de educação em direitos; 

XII – padronizar os fluxos de triagem, ofício e peças processuais, bem como demais documentos relacionados ao atendimento; 

XIII – apoiar nas questões relativas à avaliação financeira, com auxílio dos/as Oficiais/las; 

XIV – assessorar o/a Defensor/a Público/a Coordenador/a Auxiliar na avaliação dos recursos de denegação de atendimento fundados na Deliberação CSDP nº 89, de 08 de agosto de 2008;  

XV – com o apoio de Oficiais/las, coordenar a gestão documental relacionada aos atendimentos, seguindo as recomendações do Ato Normativo DPG 164/2019; 

XVI – organizar os fluxos de métodos extrajudiciais de solução de conflitos nas Unidades da Defensoria; 

XVII – cumprir deliberações e atos normativos cuja matéria seja o atendimento aos/as usuários/as da Defensoria Pública; 

XVIII – supervisionar os/as Oficiais/as na instrução de procedimentos de fiscalização para apurar irregularidades na atuação de advogados do convênio com Ordem dos Advogados do Brasil;  

XIX – integrar a comissão organizadora local nos ciclos de Conferência da Defensoria Pública; 

XX – ser o ponto focal na distribuição de cartilhas, trilhas formativas e de capacitações aos/às estagiários/as e demais servidores/as ligados/as ao atendimento; 

XXI – ser o ponto focal no treinamento e nas dúvidas acerca da utilização do sistema DOL, sistemas de atendimento remoto de chat e quaisquer outros sistemas de atendimento ao público; 

XXII – ser o ponto focal da Ouvidoria-Geral, com o auxílio dos/as Oficiais/las, para esclarecer questões, dúvidas e outras demandas e aperfeiçoamentos ligados ao atendimento; 

XXIII – dar suporte à Coordenação Auxiliar das Unidades da Defensoria Pública em todas as atribuições constantes do artigo 5º deste Ato; 

XXIV – com o apoio dos/as Oficiais/las e Agentes do Centro de Atendimento Multidisciplinar, ser ponto focal de atendimentos complexos, devendo integrar ainda eventuais comissões locais estruturadas com o objetivo de ofertar suporte à equipe ligada a tais atendimentos;

XXV – apreciar, sob supervisão do/a Defensor/a Público/a Coordenador/a Auxiliar, os pedidos de autorização de recusa e de renúncia das nomeações do convênio com a Ordem dos Advogados do Brasil.  

Parágrafo único. O número de Assistentes Técnicos/as de Defensoria IV por Unidade de atendimento será determinado por decisão do Conselho Superior da Defensoria Pública e consolidado por meio de Ato Normativo DPG.

Seção III

Diretorias Regionais

Art. 9° As Diretorias Regionais, órgãos subordinados às Coordenações Regionais, auxiliarão na adequada gestão dos recursos materiais e humanos e do funcionamento de todas as Unidades vinculadas à Defensoria Pública Regional

Art. 10° Compete às Diretorias Regionais, observadas as diretrizes da administração central da Defensoria Pública:   

I – programar, implementar, controlar, coordenar e gerenciar a estrutura necessária ao desempenho ininterrupto das atribuições institucionais das Unidades e das regionais da Defensoria Pública, zelando pela observância dos prazos estabelecidos;

II – orientar os trabalhos das secretarias, inclusive observando-se a gestão de documentos e o acesso à informação nas Unidades de Defensoria Pública, zelando pela manutenção de todos os registros obrigatórios e reportando irregularidades às Coordenações Regionais e Auxiliares;

III – auxiliar a Coordenação Regional na gestão de recursos humanos;

IV - elaborar ou supervisionar a elaboração de escalas de férias, licenças, substituições, triagem, plantões, atendimentos de retorno e audiências, mantendo o respectivo registro;

V – capacitar e dividir as atribuições dos/as estagiários/as administrativos nas regionais e Unidades, tarefa a ser referendada pelas Coordenação Regional e pelas Coordenações Auxiliares;

VI – orientar membros, servidores/as, estagiários/as e terceirizados/as quanto às atividades administrativas, distribuindo material informativo, com a necessária contribuição da Coordenação Regional e do Centro de Atendimento Multidisciplinar;

VII – manter permanente contato com a Coordenadoria Geral de Administração, visando ao apoio logístico, ao fornecimento de produtos disponíveis no almoxarifado, às aquisições de materiais permanentes e à disponibilização de recursos financeiros para a gestão da Defensoria Pública Regional;

VIII – gerir a utilização dos recursos materiais e insumos necessários ao funcionamento da Defensoria Pública Regional, mantendo o respectivo registro de entrada e saída;

IX – auxiliar a Coordenação Regional na gestão local e fiscalização do cumprimento dos contratos e convênios, cientificando-a acerca do descumprimento das obrigações contratadas ou conveniadas e fornecendo subsídios necessários para que aquela ateste o fornecimento dos serviços e entrega dos produtos contratados, nas formas e prazos estabelecidos;

X – manter em arquivo cópia atualizada de todos os contratos e convênios relativos à Defensoria Pública Regional;

XI – supervisionar o uso do patrimônio e materiais disponibilizados para a execução de serviços, providenciando medidas necessárias à substituição de bens danificados;

XII – manter arquivos atualizados de inventário patrimonial e dispêndio de insumos, comunicando às Coordenações Regional e Auxiliares de imediato sobre qualquer ocorrência contrária às diretrizes estabelecidas;

XIII – fiscalizar e dar suporte à utilização da verba de adiantamento, de acordo com as orientações do/a Coordenador/a Regional, e checar a regularidade dos respectivos autos de prestação de contas;

XIV – gerir e determinar a realização dos serviços relativos à administração predial dos imóveis afetados à Defensoria Pública Regional;

XV – solicitar à Coordenadoria de Tecnologia da Informação suporte e orientação para a gestão dos ativos de informática;

XVI – zelar pela boa utilização dos recursos de informática;

XVII – zelar pela observância da divisão de tarefas estabelecida pela Coordenação Regional e das diretrizes e orientações dos órgãos da administração central; 

XVIII – cumprir as determinações quanto à abertura e fechamento das áreas de atendimento nos horários estabelecidos; 

XIX – fiscalizar a observância dos leiautes de ocupação aprovados pela Administração Superior, zelando pelo cumprimento das diretrizes relativas à sinalização e identidade visual dos imóveis afetados à Defensoria Pública Regional e providenciando as medidas necessárias à substituição de quaisquer bens danificados;

XX – fiscalizar a correta utilização dos sistemas de nomeação de peritos e advogados pelos/as servidores/as das Unidades;

XXI – prestar apoio à Coordenação Regional na organização de solenidades e eventos, devendo solicitar orientações ao serviço de cerimonial da Defensoria Pública-Geral sempre que necessário;

XXII – fiscalizar o adequado consumo dos serviços de fornecimento de água, energia elétrica e telefonia;

XXIII – supervisionar a gestão de redes físicas e lógicas, zelando pela observância das diretrizes e solicitando informações e orientações à Coordenadoria Geral de de Administração;

XXIV – realizar visitas presenciais periódicas nas Unidades que integram a Regional, com cronograma validado pelo/a Coordenador/a Regional; 

XXV – integrar a comissão organizadora local nos ciclos de Conferência da Defensoria Pública; 

XXVI – ser o ponto focal no treinamento e nas dúvidas acerca da utilização do sistema SEI, além de outros sistemas que venham a ser disponibilizados pela CTI; 

XXVII – aplicar as boas práticas de gestão documental e uso dos sistemas eletrônicos; 

XXVIII – operar o sistema de pagamento de peritos, nos pedidos de pagamento de perícias, inclusive com a expedição de ofícios, sob supervisão do/a Coordenador/a Regional.

Art. 11. Os/as Diretores/as Regionais deverão propor à Coordenação Regional a divisão detalhada das atividades de cada Oficial/a de Defensoria Pública classificado/a na sede da Defensoria Pública Regional e Unidades, desde que lotados na área administrativa.

§ 1º. A divisão detalhada de atividades deverá, sempre que possível, observar a área de atuação do/a Oficial/a de Defensoria Pública, sem prejuízo do desempenho de atividades de outra área nas hipóteses de ausência, impedimento ou necessidade de serviço, a critério da Coordenação Regional.

§ 2º. A divisão detalhada poderá prever a especialização de atividades dentro da mesma área de atuação, observado o disposto no parágrafo anterior.

§ 3º. Todas as áreas administrativas das Unidades e da sede da Regional, incluindo a aprovação conjunta do Plano de Atuação das atividades das áreas, deverão ser supervisionadas pela Diretoria Regional.

§ 4º. A divisão detalhada das atividades será aprovada pela Coordenação Regional e afixada nas dependências da secretaria da Unidade.

Art. 12. Compete aos/às Diretores/as Regionais estabelecer contato direto com os Departamentos da Coordenadoria Geral de Administração, Coordenadoria de Tecnologia da Informação, Assessoria da Qualidade do Atendimento e Assessoria de Convênios, por qualquer meio, a fim de sanar dúvidas, efetuar consultas, solicitar suporte e reportar irregularidades. 

§ 1º. Nas Unidades que não sejam sede de Defensoria Pública Regional, a Coordenação Auxiliar designará Oficial/a de Defensoria Pública para realização do contato.

§ 2º. O/a Oficial/la designado/a deverá reportar-ser previamente à Diretoria Regional para orientação e auxílio na solução do problema.

Seção IV

Secretarias

Art. 13.  As secretarias são responsáveis por executar todas as funções administrativas da Unidade.

Parágrafo único. Cada Unidade contará com uma secretaria, composta por Oficiais/las de Defensoria Pública.   

Art. 14. Mediante manifestação fundamentada da respectiva coordenação e autorização da Subdefensoria Pública-Geral competente, as Unidades poderão contar com secretarias especializadas, caso presentes elementos que justifiquem a medida, tais como:

I – porte da Regional, Unidade ou Núcleo;

II – volume de intimações judiciais e de processos e expedientes instaurados e tramitados;

III – especialização ou concentração de mais de uma área de atuação; ou

IV – existência de mais de um edifício para sediar a Regional, Unidade ou Núcleo.

Art. 15. As secretarias funcionarão sob supervisão geral da Coordenação Regional e auxiliar nas respectivas Unidades.

Art. 16.  As secretarias desempenharão todas as atividades administrativas da Unidade, nos termos da divisão detalhada de atividades aprovada pela Coordenação Regional, assim entendidas como as que guardam relação com a atividade-meio da instituição previstas no artigo 8º, inciso II da Deliberação nº 111, de 09 de janeiro de 2009, do Conselho Superior da Defensoria Pública. 

Parágrafo único. Sem prejuízo de outras atividades específicas previstas na Deliberação nº 111, de 09 de janeiro de 2009, do Conselho Superior da Defensoria Pública, cabe às secretarias a execução de atividades relacionadas a: 

I – compras;

II – almoxarifado;

III – prestação de contas e preparação dos respectivos autos; 

IV – gestão de pessoal, realizando os lançamentos necessários nos sistemas disponibilizados pela Defensoria Pública; 

V – gestão local de contratos e convênios;

VI – controle do patrimônio;

VII – administração e manutenção predial;

VIII – tramitação de processos, documentos administrativos, controle da tramitação, organização e destinação dos documentos administrativos e finalísticos, e gestão documental da Unidade, seguindo as recomendações do Ato DPG nº 164/2019;

IX – serviço de correspondência e malotes;

X – telefonia, copa e transporte de material;

XI – realizar a gestão de documentos, executando procedimentos e operações técnicas de produção, tramitação, organização, destinação de documentos: eliminação, transferência e recolhimento de documentos e orientar as áreas produtoras de documentos da Unidade;

XII – elaboração de atos administrativos (Ofício, Memorando, Comunicado, Instrução, relatórios);

Art. 17.  As secretarias deverão manter os seguintes registros obrigatórios: 

I – expedientes relativos à prestação de contas de verba de adiantamento; 

II – pedido de diárias e de indenização de transporte de membros e servidores/as; 

III – contratos e convênios relativos à Unidade e ocorrências a eles relacionadas; 

IV – comunicações de cunho administrativo encaminhadas pelas Coordenações Regionais e Auxiliar, organizadas em ordem cronológica e por assunto; 

V – comunicações de cunho administrativo recebidas pelas Unidades, organizadas em ordem cronológica e por assunto; 

VI – escala de afastamentos de membros e servidores/as da Unidade; 

VII – inventário patrimonial da Unidade;

VIII – movimentação de processos administrativos;

IX – correspondências recebidas e encaminhadas; 

X – solicitações de materiais e equipamentos; 

XI – solicitações de manutenção de materiais e equipamentos e abertura de pedidos de suporte de ativos de informática ou redes;

XII – agenda de eventos institucionais da Unidade;

XIII – contatos realizados à Unidade;

XIV – quadro de avisos institucionais;

XV – controle de entrada e saída de materiais do almoxarifado;

XVI – agenda de contatos de membros e servidores/as da Unidade, da Coordenação Regional, da Administração Superior, e autoridades comumente contatadas pelos membros e servidores/as;

XVII – outros registros estabelecidos em regramento próprio.  

CAPÍTULO II

Disposições Transitórias

Art. 18. O presente Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 19. Ficam revogados o Ato Normativo DPG nº 81, de 20 de janeiro de 2014, e quaisquer outros dispositivos que disponham em sentido contrário ao presente Ato.